Museumsforlaget AS - Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Museumsforlaget AS samler inn og bruker personopplysninger.

 

Behandlingsansvarlig

Museumsforlaget AS ved forlagssjefen, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret er delegert til forlagskonsulenten. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.

 

Hvilke register og hvilke formål

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når vi samler inn opplysninger (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Museumsforlaget har følgende register:

  • Ansatte: For å ivareta vanlige transaksjoner og informasjon mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
  • Forfattere med royaltyavtaler: Nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn/honorar og for normal kommunikasjon mellom forlag og forfatter.
  • Abonnenter på tidsskrift: Nødvendige opplysninger for levering og fakturering.
  • Kundeopplysninger om personer som handler fra vår nettside: For levering og fakturering.
  • Kontaktpersoner hos leverandører og kunder: Navn og e-post for utveksling av bestillinger og nødvendig kommunikasjon.
  • Kundedatabase for utsending av nyhetsbrev: Navn og e-post. Samles av oss selv fra åpne offentlige kilder og ved direkte henvendelse. Oppføring i kundedatabasen krever samtykke fra den enkelte.

Oppbevaringstid

Opplysningene oppbevares så lenge vi har relevant kontakt med den registrerte.

  • Ansatte
  • Forfattere med royaltyavtale – så lenge boka er til salgs – lagertid
  • Abonnenter – slettes når abonnementet sies opp
  • Kundeopplysninger
  • Kontaktpersoner – slettes når de ikke er kontaktpersoner lengre
  • Kundedatabase – slettes når det blir oppsagt

Databehandlere

Vi har Databehandleravtale med Museene i Sør Trøndelag AS Org nr 993 595 675 som gjør følgende tjenester for oss:

  • Utbetaling av lønn og andre ytelser til ansatte
  • Utbetaling til forfattere med royaltyavtale
  • Utbetalinger for kjøpte varer og tjenester
  • Utføring av regnskapsføring
  • Fakturering i henhold til oppdragsavtaler

De har tilstrekkelig med kunde- og leverandøropplysninger for å utføre disse oppgavene.

 

Abonnementliste Spor

Vi har avtale med 07 media som får oversendt navn og adresse for utsending av tidsskriftet Spor.

 

Nyhetsbrev

Museumsforlaget sender ut nyhetsbrev ved utgivelse av nye bøker via e-post 10-15 ganger pr år. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du ber om å bli strøket. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

 

E-post og telefon

Museumsforlaget benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Det gjøres ingen systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

 

Opplysninger om ansatte

Museumsforlaget behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Det er inngått en Databehandleravtale mellom Museumsforlaget AS og MiST AS om dette.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt papirarkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares.

 

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Museumsforlaget har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Museumsforlagets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Museumsforlaget ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

 

Kontaktinformasjon

Forlagssjef Torbjørn Lefstad. E-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Forlagskonsulent Turid Sødal Breistrand. E-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Telefon Museumsforlaget: (+47) 47 47 87 47

Personvernerklæring

Museumsforlaget AS, Kjøpmannsgata 23, NO-7013 Trondheim
Telefon: (+47) 47 47 87 47. E-post: post@museumsforlaget.no

Webløsning: fagtrykk.no